Com objetivo de descobrir, diminuir e buscar soluções para riscos de erros ou fraudes em processos e sistemas, trazer mais segurança para a operação e, consequentemente, maior rentabilidade, empresas de vários segmentos contratam o serviço de Auditoria de Controle Interno. Quanto maior a companhia e o seu faturamento, mais colaboradores, clientes e fornecedores terá, e mais processos deverão ser desenvolvidos nos vários departamentos. Mas estes processos podem ter falhas ou serem burlados, gerando prejuízos para a empresa.
“Controle Interno é um procedimento que a empresa estabelece para colocar processos dentro da companhia, fortalecendo-os de tal maneira que evitem erros intencionais e não intencionais”, define Marllon Terra, sócio do Grupo Mapah, empresa goiana que atua com auditorias para várias companhias dos segmentos de hotelaria, imobiliário e multipropriedade.
O sócio do Grupo Mapah explica que na Auditoria de Controle Interno são testados os processos da empresa, analisando se há falhas, sugerindo soluções para fortalecer ou evitar que haja algum desvio e ter informações confiáveis. “Para saber se o processo de compras e vendas está seguro desde a origem de uma compra até o pagamento, desde a origem de uma venda até o recebimento, para evitar erros, para poder salvaguardar os ativos da companhia”, exemplifica.
A empresa contratada para executar os levantamentos deve ter uma imersão completa na companhia a ser auditada, entendendo o negócio, estudando as atividades da empresa e entrando em todos departamentos. Para isso, são realizadas entrevistas com pessoas da equipe, mapeando os processos de cada área afim de identificar alguma fragilidade, levantando dados, cruzando as informações e executando testes.
Marllon conta que 90% das empresas que procuram o Grupo Mapah para este tipo de serviço já têm alguma desconfiança de que algo está errado em alguma ponta do negócio. “A título de exemplificação, podemos realizar um rastreamento de um determinado processo dentro da empresa como vendas, desde a sua origem: pedido de venda, emissão da nota fiscal, registro contábil, financeiro, baixa dos recebimentos, confronto com os extratos bancários e para os valores não recebidos, realizamos ainda à auditoria da inadimplência, para verificar se todos os processos definidos pela diretoria foram cumpridos.”, explica.
“Quando executamos esse tipo de trabalho e apresentamos o resultado através de um relatório de auditoria, a diretoria busca a manutenção desta natureza de trabalho de forma preventiva, para que as pessoas que estão dentro do processo, vejam que o processo é revisado por uma empresa de auditoria independente.”, conta o executivo. Nos últimos seis meses, a Mapah realizou este serviço de Auditoria de Controle Interno para quatro empresas. “Todas empresas querem que façamos novamente em 2022”.
Fraude nos processos
O sócio da Mapah frisa que nem sempre os erros gerados por falhas nos processos são intencionais. “A pessoa está fazendo um processo que está errado e faz porque não tem conhecimento técnico para entender o que está falho e continua realizando”.
Ele exemplifica falhas simples de processos, que muitas vezes a diretoria não tem conhecimento daquela fragilidade, e a auditoria quebra esse tipo de situação para não incorrer em mais desvios. “Olhamos a questão sistêmica: às vezes o responsável pelo almoxarifado tem acesso para poder realizar a inclusão ou baixa de itens de estoque. Neste caso, é como se tivesse uma raposa cuidando do galinheiro. É preciso quebrar o fluxo, para que uma pessoa não participe de todas as etapas de determinados processos dentro da empresa, chamamos esse processo de segregação de função, ou seja, quando uma pessoa revisa o trabalho de outras pessoas dentro de um mesmo ciclo.”, diz Marllon.
Entretanto, há muitos casos de erros intencionais ou fraudes, ou seja, pessoas que conseguem burlar as fragilidades dos processos para terem proveitos financeiros em benefícios próprios. Ele cita o departamento de Compras como uma das áreas mais sensíveis das empresas. “É um departamento muito assediado, todo fornecedor está querendo que você compre dele, e isso cria uma oportunidade, na visão de alguns fornecedores, de que ele pode oferecer algum tipo de valor ou uma comissão”, aponta o executivo.
Para evidenciar esse tipo de situação, o Grupo Mapah faz o processo de auditoria a partir da amostragem. “Nós cotamos se aquele item naquela data que foi realizada a compra valia aquele montante, para poder analisar se houve superfaturamento, por exemplo”, conta.
Após essa avaliação dos processos, a auditoria consegue evidenciar os pontos críticos para serem melhorados e gerando um relatório. “Neste relatório destacamos todos os pontos que devem ser melhorados, seja na parte de processo ou sistema. Fazemos uma relação de pontos de grau alto, médio ou baixo”, conclui Marllon Terra.
