Imagine o seguinte cenário: um grupo econômico possui diversas empresas e alguns serviços são comuns à todas elas. Podem ser os serviços de recursos humanos, rotinas financeiras, marketing e até mesmo tecnologia da informação. A contratação de cada um desses serviços de forma isolada configura um grande custo. Uma possível solução é utilizar o centro compartilhado de serviços e custos. Com a formalização dos contratos de compartilhamento, o grupo econômico consegue fazer o rateio daquelas despesas que são comuns a todas as empresas e diminuir os custos. Entretanto, isso é legal?
A resposta é: SIM, é possível e totalmente dentro da legalidade. Na prática, o que ocorre é a escolha de uma das empresas do grupo econômico (empresa centralizadora) que realizará a contratação e o pagamento daqueles serviços que beneficiam a todas do grupo. As empresas beneficiárias são signatárias do que denominamos “Contrato de Compartilhamento de Custos e Despesas”.
O compartilhamento, além de possuir uma ampla aplicabilidade, tem como vantagens o controle de gastos pela empresa gestora dos recursos, aumento da margem de negociação com prestadores de serviços e, principalmente, redução da carga tributária (“maximizar lucros e minimizar custos”, usando a expressão do doutrinador – Natanael Martins).
O contrato é sempre elaborado de forma antecedente às despesas e nele são estipuladas: as regras para contratação, o detalhamento do pagamento e repasse, quais critérios o custo ou despesa será a alocado ao grupo e, ainda, a definição do percentual de contrapartida de cada empresa – a depender do volume de serviço por ela utilizado no montante total contratado, na exata proporção dos benefícios que auferir.
Esse tipo de contrato é considerado como um contrato atípico, pois não possui uma definição expressa no Código Civil e, como dito, poderá versar sobre qualquer espécie de rateio. No momento da formalização do contrato não poderão existir cláusulas utilizadas para regular a prestação de serviços por parte da empresa centralizadora, ou seja, aquelas cláusulas que estipulam direitos e/ou obrigações de fazer, ou que extrapolem seu mero direito de ser reembolsada daqueles valores que adiantou. Por outro lado, o contrato pode contemplar limites para o mandato conferido à empresa centralizadora, a forma de rateio, os procedimentos para comprovação das despesas e até mesmo prazo para reembolso, mas sempre levando em consideração que seu intuito é o mero acerto de contas.
É importante ressaltar que a empresa do grupo que realiza as contratações e o posterior rateio das despesas não pode cobrar por isso ou adicionar alguma margem de lucro, isto porque ela não assume nenhum risco ou obrigação na prestação do serviço – apenas é reembolsada. Diante da inexistência de contraprestação e por não visar o lucro, esses contratos não se confundem com contratos de cessão de bens e direitos, compra e venda, doação ou outros tipos de alienação.
Pode ocorrer, ainda, que a própria sociedade centralizadora realize os serviços para outra empresa do grupo, ou seja, serviços específicos que poderiam ser prestados por terceiros independentes. Nesse caso, não estamos tratando de contratação que oferecerá uma vantagem coletiva e, portanto, fica autorizada a cobrança e pagamento do preço ajustado para a prestação de serviços individualizada. Não se trata, nitidamente, de reembolso por custos incorridos e, sim, contratação bilateral que não entra no rateio.
Passando para a parte prática do que deve conter um contrato de compartilhamento da estrutura administrativa de um grupo econômico, importante:
- realizar a qualificação das partes;
- formalizar que reconhecem ser de interesse de todos o aproveitamento compartilhado dos recursos humanos – usualmente designado nestes contratos de staff que compreende os empregados, de acordo com a legislação trabalhista;
- indicar que o aproveitamento compartilhado, tanto do staff como das atividades gerenciais, significa o rateio entre as partes das despesas e encargos na medida de sua utilização por cada uma das partes (ou benefícios recebidos);estabelecer regras e critérios que permitirão proceder ao compartilhamento ou alocação dos custos, proporcionais aos serviços utilizados por cada empresa do grupo;
- definir como será feita a medição das atividades desenvolvidas por cada integrante do staff a cada uma das empresas compartilhadas participantes;
- indicar a empresa que realizará a administração financeira dos recursos, controle e gerenciamento das despesas comuns ao grupo econômico;
- forma de comunicação às empresas compartilhadas do valor a ser desembolsado, com qual antecedência e apresentado qual tipo de relatório (documentos contendo as apurações dos valores frente às despesas, avisos de despesa), enfim, quais informações são necessárias para a prestação de contas e solicitação do pagamento;
- as obrigações das partes
- o tratamento das obrigações fiscais e trabalhistas, deixando claro que o compartilhamento da estrutura administrativa não representa vínculo trabalhista;
- previsão de confidencialidade
- estipulação de prazo de vigência e forma de renovação
- hipóteses de rescisão;
- eleição de foro judicial ou adoção de métodos para resolução de conflitos
